Teamoj – parto 10

Ne tempo regas vin, sed vi regas la tempon – Tempomastrumado

Tempomastrumado estas unu el la plej gravaj lertoj por iu ajn individuo. Ĉi-tie vi legos kelkajn ilojn por mastrumi vian tempon, aŭ por kompreni kiel eblas pli efike organizi vin kaj vian vivon. La plej taŭga maniero digesti kion vi lernas ĉi-tie, estas decidi, ke ĉiusemajne vi atentos pri alia konsilo prioritate.

Se vi jam mem diris la sekvajn frazojn: “mi bezonas la 25-an horon en diurno”, “en mia infaneco la Tero turniĝis ne tiel rapide”, “pardonu, amiko, mi timas, ke ne sukcesos helpi al vi, ĉar havas tro multe da aliaj farendaĵoj” – vi estas tute normala, kaj havas normalajn problemojn.

Manko de tempo estas malsano de la XXI-a jarcento. Sed ne ĉio estas perdita. Homoj laboras pri tio kaj jam ellaboris plurajn metodojn, kiel efike uzi tempon kaj sukcesi fari multon. Jen kelkaj el ili! 🙂

Matrico de Ejzenhaŭer (Eisenhower)

Kiel efike uzi tempon:

  1. – 30% (kvadranto de rezulto),
  2. – 55% (kvadranto de potencialo),
  3. – 15% (kavadranto de iluzio),
  4. – proks. 0% (kvadranto de pigro).

Demandu vin, kiom kostas 1 horo de via laboro

Ekzemple, vi gajnas 100 000 dolarojn en jaro. Jaro enhavas, ekzemple, 2000 horojn. Do ĉiuhore vi ricevas 50 dolarojn. Neniam faru tion, kio kostas malpli ol 50 dolaroj (ekzemple, kopiado, kafkuirado, ktp). Se vi volas gajni 50 dolarojn hore, ne faru laboron, kiu donas al vi 5 dolarojn. Tiujn taskojn necesas delegi al aliaj.

Faru liston de farendaĵoj

Memoru, homo estas forgesema estaĵo. Neniam laboru sen listo. Se aperis nova tasko (ekzemple, telefonvoko), tuj enskribu ĝin al la listo. Fine de la tago, vi vidos, kiom da aferoj vi faris kaj sentos vin heroo.

Sukcesaj homoj laboras ĉe pura tablo

Purigu vian tablon antaŭ ol komenci laboron (analizu, kiujn paperojn vi povas forĵeti, kiujn uzi por nuna laboro, kiujn konservi, kiujn sendi ktp). Statistike 30% da labortempo homoj uzas por serĉi necesan paperon.

Prokrastemo

Oni komencas kiom eble plej malfrue plenumi la taskon, kaj tiel ne restas tempo por la neantaŭviditaĵoj. Gravas bone plani la laboron, kaj je la fino, antaŭ la limdato plani tempon por “sekureco”. En grupo oni ofte devas tion tre bone klarigi (aŭ kelkfoje komuniki malsimilan limdaton al la grupo kaj al la kliento) por ke homoj komprenu ke tiu tempo estas tie por sekureco, kaj ne por uzi ĝin.

La rolo de hazardo – malfacileco de la tempoplano

Tamen atentu kaj konsciu, ke eĉ bele planita laboro ne certe atingos sukceson ĉar hazardo ĉiam povas interveni. La leĝo de Murphy diras ke sorto alie agas ol ni imagas. La plej belaj planoj povas estis endanĝerigitaj de ne atenditaj aferoj; sed foje sorto favoras kaj trovos por vi ne antaŭviditajn solvojn. Tial gravas fleksebleco kaj en viaj planoj kaj en via menso, ja neantaŭviditaj solvoj povas alveni nur se vi estas malfermita al ili.

Tamen la “klientoj” ofte bezonas scii kiam la projekto estos plenumita, sekve necesas taksi, kiom da tempo ni diru. Se oni demandas ilin, la laboristoj ofte diras tempon, je kiu estas 50% da ŝanco ke ili povas fini la laboron.

Aliflanke, laboro ofte bezonas tiom da tempo, kiom oni havas por ĝi. Tial gravas ne doni tro da tempo por la taskoj, ĉar oni elspezus senkiale, nebezone tro da tempo por ili (Parkinson-leĝo).

Limigo de interrompoj

Kiam oni faras taskojn, ofte venas interrompoj. Interrompoj forigas multe pli da tempo, ol la tempo necesa por fari la taskon de la interrompo, ĉar oni devas rekoncentriĝi al la tasko, kiun oni faris antaŭe. La solvo estas koncentrigi la interrompojn, kaj en iu specifa tempoperiodo tempo trakti ilin. (ekzemple se ĉiudekminute oni ricevas 30-sekundan interrompon, kaj poste oni bezonas 5 minutojn por rekoncentriĝi al la afero, oni povas ŝpari ene de 6 horoj tri horojn da valora labortempo koncentrigante la traktadon de la interrompoj je la fino de la labortago).

Gravas mencii, ke ofte estas la ĉefoj, kiuj interrompas la laborantojn, do ankaŭ la ĉefoj devas zorge pripensi kiam kaj kiel komuniki kun la laboristoj.

Tekniko 25-5 por limigi interrompojn

Homoj kutime ne povas koncentriĝi dum pli longa tempo ol 25 minutoj. Tion sekvante, kiam vi laboras, mezuru 25 minutojn, dum kiuj vi nur koncentriĝas al via laboro, kaj nenio alia. NE respondu al retmesaĝoj, al telefonalvokoj, al nenio! Poste, vi havas 5 minutojn por iri al necesejo, aŭ respondi mesaĝojn, telefonalvokojn, trakti interrompojn. Tiel vi havas vian paŭzeton, kaj poste la sistemo rekomenciĝas.

Atentu ne havi pli ol 5-6 erojn unu post la alia – post tiom da tempo la efikeco malaltiĝas, do enmetu duonhoran-horan veran paŭzon. Entute dum unu tago vi povas havi ĉirkaŭ 15-20 tiajn duonhorojn.

Planu antaŭe! La vesperon antaŭe faru liston de farendaĵoj tiel, ke vi enmetas kiun farendaĵon vi faru en kiu duonhoro. Se la multe da farendaĵoj ne eniras la kestojn, tiukaze bezonatas tranĉi: vi mem, kiel ĉiuj, havas viajn limojn, memoru tion!

Principo de Pareto, principo de 80/20

Principo priskribanta multajn fenomenojn, en kiuj 20% de esplorataj objektoj kaŭzas 80% de fenomenoj.

Ekzemple:

  • 20% de viaj penoj kaŭzas 80% de rezulto (analizu, kion vi faras kaj kiel vi faras tion),
  • 80% de farendaĵoj faru dum tempo, kiam vi kutime laboras pli efike (esploru vian ritmon, en kiuj horoj vi laboras pli bone kaj estas pli energia),
  • 20% de semajntempo donas 80% de rezulto (esploru, en kiuj semajntagoj vi laboras pli fruktodone).

Regulo de 9 farendaĵoj

Kelkfoje oni sentas ke en iu tago ni nenion atingas. Tio okazas ĉar ni neniun gravan taskon faris. Por tion eviti, indas ĉiutage plenumi 9 aferojn:

1 – grava kaj la plej temporaba,

3 – ne tiom gravaj, ne tiom malfacilaj, ne tiom temporabaj,

5 – facilaj.

Ĉiumatene “formanĝu ranojn”

Kompreneble ekzistas aferoj, kiujn vi ne ŝatus aranĝi, do konstante prokrastigas ilian plenumadon. Kiam vi komencas vian tagon, faru unue tiujn aferojn (telefonvoko, letero, raporto, artikolo ktp, kiujn vi jam delonge devis fari, sed ne estis motivita) kaj vi eksentos pli da libereco kaj energio.

“Manĝu elefanton popecete”

Disigu malfacilajn kaj temporabajn aferojn al pecetoj kaj starigu celon plenumi aferon popecete.

La plej grava konsilo

Kaj la plej grava konsilo. Ne forgesu pri ripozo kaj via sano, alie neniaj metodoj de tempmastrumado helpos al vi.

Memoru: Ne tempo regas vin, sed vi regas la tempon.

Tasko 10

Bonvolu sendi viajn respondojn al gro.ojetnull@omaettr !

  1. Ĉu vi bone planis vian projekton por sekvi la regulon de hazardo? Se jes, kial kaj kiel? Se ne: ĉu vi planas ion ŝanĝi? Ĉu jam aperis problemoj?
  2. Kiun konsilon el la supraj konsiloj vi taksas plej utilaj? Ĉu vi jam sekvas kelkajn el ili?
  3. Klopodu serĉi en via gepatra lingvo konsilojn pri tempmanaĝado! Ĉu vi trovis ion utilan? Sendu ĝin al gro.ojetnull@omaettr, por ke aliaj povu ĝin uzi por si mem!

Antaŭa parto – Enhavtabelo – Sekva parto

Foto: Łukasz Żebrowski

Print Friendly, PDF & Email