Gvidi grupojn, labori teame estas nepra lerto por ĉiuj homoj, tamen instruado, akirigo de ĝi estas ofte neglektata en la instruadsistemoj. Aliflanke vivteni kaj vigligi grupojn povas ŝajni facila tasko, sed en la vera vivo ofte okazas havi malfacilaĵojn. Tio tute normalas.
La taskoj de la estro estas pluraj, kaj nepras bone plenumi ilin por povi sukcese kunlabori kaj obligi la potencialon de la unuopaj temanoj. Kiu gvidas teamon bezonas etosigi kaj entuziasmigi la laborantojn, kompreni kaj komprenigi la sistemon por ke ĉiu ano konsciu pri la celoj kaj la vojo por ilin atingi, provizi efikan kunlaborsistemon kaj profunde kredi je sukceso.
Siaflanke, ĉiu teamano devas esti orientita laŭ tri vidpunktoj: laŭ sia tasko, por esti motivita pri la laboro; laŭ si mem, por esti motivita pri persona sukceso; laŭ interago, por esti motivita pri la ĉeesto kaj la agadoj de la kunlaborantoj. Ĉar en teamo ĉiun individuon motivas multaj aferoj, gravas eltrovi tion, kiajn membrojn oni havas en sia teamo. Tiel eblas kompreni kiel disdividi la taskojn laŭ kompetencoj kaj preferoj, kaj bone komuniki aprezon al la teamanoj por konservi ilin motivitaj.
Kvankam ĉiu teamo havas unikajn kvalitojn kaj procezojn, eblas distingi komunajn trajtojn. Pri teamformado, ekzemple, komunaj ŝtupoj estas:
- Kreiĝo, dum kiu la komuna interkonsento pri la celoj kaj roloj de la grupo estas atingita. Grupo ĉiam poziciiĝas relative al sia ĉirkaŭaĵo, kio signifas ke la grupo havas specifajn rolojn, celojn, kaj respondecojn. En la kreiĝa fazo, la personoj, el kiuj konsistas la grupo, kuniĝas: la defio de tiu ĉi fazo estas preni komunan interkonsenton pri la celoj kaj roloj de la grupo. Tio signifas ke, por ĉiu grupano, la unuopaj kaj grupaj celoj kongruas unu kun la alia. c. Aldone, ĉiu membro de la grupo volas koni siajn proprajn rolon kaj respondecon en la grupo. La nocio de roloj estas grava al la kompreno de teamaj dinamikoj: en teamo, oni strebu por akordi la percepton de roloj kun la realeco de roloj por atingi bonfarton kaj efikecon, kaj tiuj ĉi roloj devas esti flekseblaj. En grupo, tio ĉiu foje okazas kaj ni povas vidi, ke ĝi limigas la interagojn en la grupo!
- Ŝtormado, dum kiu personoj interagas precipe laŭ afinecoj. Ne ĉiuj komunikaj kanaloj estas malfermitaj kaj, eĉ pli malbone, eble estas konfliktoj pro antaŭjuĝoj, kulturaj diferencoj kaj personecoj. Tiuj ĉi konfliktoj povas esti estigitaj de specifaj problemoj aŭ altigitaj premoj, sed ili estu solvitaj antaŭ ol la problemo estas pritraktataj (en la labora fazo). c. Trairi tiun ĉi fazon postulas bonajn interpersonajn lertojn por malfaldi konfliktojn, malfermi komunikadon kaj turni individuajn kondutojn pozitivajn.
- Normaliĝo, dum kiu la grupo pretas labori, kaj venas do la bezono je grupaj normoj. Ĉi-faze, la proceduroj de komunikado kaj laborado devas esti komune interkonsentitaj en la grupo. Devas esti ankaŭ estiĝanta grupa sinteno. La elekto de grupaj normoj aŭ sintenoj povas esti farita respekte al la celoj atingotaj. Sed tio ĉi ne sufiĉas por decidi la teamajn normojn: tiaj normoj devas respekti la valorojn kaj la vizion de la teamo! Tiel, la prepara laborado pri la vizio, valoroj kaj la kondutoj povas helpi.
- Laborado, dum kiu la proceduroj estas kunhavitaj, do la grupo havas la ilojn por labori. Ankoraŭ estas bezono por adekvata kunordiĝo, divido de taskoj laŭ roloj. Neatenditaj problemoj povas subite estiĝi kaj necesas ilin pritrakti efike. Unu el la defioj por la teamanoj estas prizorgi altan nivelon de fido. Per atingoj, la grupo proksimiĝas al siaj celoj. Aldone, la teamo disvolvas siajn historion kaj kulturon.
Pluraj strategioj aplikeblas al teama decidado. La plej grava por sukcesa kunlaboro estas tiu de interkonsento. Grupoj ofte kunlaboras proksime unu al la alia por atingi interkonsenton. La kapablo uzi kunlaboradon postulas la rekonon kaj respekton por ĉies ideoj, opinioj, kaj sugestoj. Interkonsentoj postulas, ke ĉiu partoprenanto konsentu pri la punkto diskutata antaŭ ol ĝi fariĝas parto de la decido. Ne ĉiu punkto akordos kun ĉies kompleta aprobo. Unuanimeco ne estas la celo. La celo estas ke la individuoj akceptu vidpunkton bazitan je logiko. Kiam individuoj povas kompreni kaj akcepti la logikon de malsama vidpunkto, eblas supozi ke la interkonsento jam estas atingita.
Aliaj strategioj uzeblaj estas: la regulo de la plimulto, ofte uzata kiam enaj voĉdonoj estas okazigitaj por preni decidojn kiuj tamen riskas kontraŭigi anojn de la teamo, kaj ne baziĝas sur raciaj argumentoj sed ĉefe sur la elekto de la “malplej malbona” decido; delegado, per kiu la respondeco fari decidon estas donata al certa individuo aŭ subunuo de la teamo, ofte ŝparante multe da energio kaj tempo, kaj evitante la riskon ruinigi bonan etoson; nominala teama strategio, en kiu la teamanoj donas siajn elektojn por fari liston da prioritatoj por ke la plej alte taksita estu la fina decido.
Estas tre grave decidi de la komenco de kunlaboro (kaj poste regule kontroli, ĉu estas bezonata ŝanĝo) pri la decida strategio por eviti postajn frustriĝojn kaŭzitajn ekzemple de kelkaj teamanoj kiuj pasive alfrontas la decidprocezon aŭ male de kelkaj teamanoj kiuj inklinas al preni decidojn sen regulita interkonsento.
Ofte okazas ke homoj ne interkonsentas pri la supre menciitaj temoj kaj elspezas multe da tempo debatante, ĉar ilia baza mondpercepto malsimilas. Kiam ne eblas interkonsenti pri iu vortumo, kiu ne devas esti preciza, sed tamen akceptita de ĉiuj, eble estas pli bona ideo krei du aŭ pliajn grupojn, kies anoj ja havas similan mondpercepton kaj povas vortumi mondpercepton akcepteblan por ĉiuj anoj. Estas malfacila elekto, kaj preferindas trovi akcepteblan komunan vortumon, sed se ne eblas, pli bonas komence en paco disiĝi kaj poste kiam eblas kunlabori, ol post kelkjara kverelo kaj nenionatingo en malbona etoso disiĝi kaj tial neniam plu povi kunlabori.
Ĉiuokaze, dum la laboro, normalas alfronti problemojn. Utila ilo por analizi la projekton kaj la teamon serĉante eblojn, eventualajn problemojn organizajn, kaj pritaksi la kunlaboran situacion estas la FLAM-analizo. Temas pri matrica kolekto de Fortoj, Lamaĵoj, Avantaĝoj, kaj Minacoj de la organizo:
| POZITIVAĴOJ por atingi la celon | NEGATIVAĴOJ por atingi la celon | |
| Fortoj | Lamaĵoj | |
| Internaj faktoroj | propraĵoj de la projekto, aŭ de la teamo,donante avantaĝojn super aliaj | propraĵoj, kiuj malfortigas la projekton |
| Avantaĝoj | Minacoj | |
| Eksteraj faktoroj | malkaŝaj faktorojn, kiuj proponas kromajn ŝancojn por atingi la celon | probablaj faktoroj, kiuj povas malfaciligi la atingon de la celo |
Pere de tiu ĉi ilo eblas jam de komence havi ampleksan ideon pri la eventuala manifestiĝo de problemoj kaj ilia kaŭzo, tiel ebligante la pripenson de solvoj kaj ĉirkaŭevitoj; ĝi ankaŭ ebligas pli profundan komprenon de la eksteraj faktoroj kiuj povus plifaciligi la atingon de la celo. Certe, por atingi iun ajn celon, tio devas sekvi la SMART-regulon, do devas esti Specifa (preciza), Mezurebla, Akceptita (de ĉiu teamano) kaj ambicia, Realigebla, Tempa (tempo-difinita).
Post tiom ampleksa “antaŭparolo”, tamen, tempas pliprofundigi la temon rilatan al la projekto mem. Por korekte difini ĝin, unue nepras difini kian ŝanĝon oni ŝatus havi fine de la projekto. Por tion fari endas prikonsideri la analizon de la organizo supre prezentitan, kaj tie serĉi pri kiu ŝanĝindaĵo tie oni interkonsentis. Tio estas nepra ŝtupo por komenci projekton: kompreni kia ŝanĝo estas bezonata.
La prepariĝaj ŝtupoj certe permesis jam difini kelkajn celojn. Rigardante ilin, kaj pripensante ĉu ilia realigo vere helpus solvi la problemon, ebligas ilian finagordon kaj la rekontrolon de la taskdisdono.
Verkante la tempoplanon nepras memori pri ordigi la taskojn (kio venas post kiu tasko) kaj ke la planoj ofte ŝanĝiĝas ankaŭ poste; planoj helpas por ordigi la pensojn, certe ne por ilin limigi!
Por plani kaj mastrumi projekton, nepras konstanta pritaksado: pritaksado estas procezo, kiu komenciĝas kiam oni unue pensas pri iu projekto, kaj finiĝas iom post ke la projekto finiĝis. Demandoj kiujn ĉiam utilas demandi por pritaksi la evoluon de la kunlaboro estas:
- Atingo de la celoj: ĉu la projekto daŭre iras en la taŭgan direkton? Ĉu la difinitaj celoj daŭre estas gravaj?
- Planado kaj mastrumado: estas grave regule kontroli la logikon de la ŝtupoj kaj la projektĉeno, kaj adapti la planojn depende de la rimedoj.
- Rimedoj: ĉu ili vere ĉeestas kiel planite, kaj ĉu oni uzas ilin efike?
- Lernado, evoluo kaj motiviĝo: gravas ke la teamanoj sciu kion ili devas fari kaj kiel ili devas fari. Oni devas ankaŭ plani kiel ili povas lerni kaj plilertiĝi.
Eĉ post bonega prepariĝo kaj organizado de la projektoj eblas malsukcesi. Unu el la plej gravaj kaŭzoj de malsukceso restas fakte la manko de komunikado. Regulara komunikado, per diversaj iloj kaj manieroj, restas la plej efika solvo al tio. Kelkaj ideoj por efike komuniki estas la jenaj:
- Homoj kutime memoras ĝis 3 aferojn, do por ke homoj memoru la mesaĝojn, tiuj estu limigitaj je 3!
- Taŭga mesaĝo estas: mallonga, neatendita, konkreta, kredebla, emocia rakonto.
- Redemandi, kaj peti ke la alia diru kion komprenis, permesas certi ke ĉiuj komprenis la samon.
Fine, oni alvenas al unu el la plej gravaj ŝtupoj de ĉiu laboro: festado! Post kunlabori por komuna celo, ĉu oni atingis ĝin aŭ ne, ĉu tiel aŭ ne, konklude ne gravas – projektoj ja estas riskaj, sed kio gravas estas festi sin mem! Oni kune laboris, kune kreis, oni elspezis energion kaj certe lernis multon por fari eĉ pli bone sekvontfoje. Festado plifortigas la kreiĝintajn ligojn, kaj estas nepra momento por fini projekton kaj malstreĉiĝi: lasi al si mem bonan memoron pri kunlaboro estas la unua ŝtupo al nova kuna projekto!