Ne gravas en kiu medio, ĉiufoje kiam oni okupas respondecan rolon oni devas alfronti komunajn defiojn: la mastrumado de la tempo, de la streĉo, de la ŝanĝo, estas ĉiutagaĵo. Aldone, kapabli motivigi sin mem kaj solvi problemojn kiuj obstaklas la sukcesan atingon de la celoj estas nepraj kapabloj por ĉiu laboranto… ĉefe kiam tiu laboranto postkuras celojn diktiajn de idealoj, kiel la volontuloj faras!
En tiaj medioj la streĉo iĝas konstanta kompanio. Oni rekonas ĝin de kelkaj tipaj signoj, kiel pli forta pulsado de la koro, pli rapida spiro, ŝvito,… anksieco. Tamen la samaj fizikaj reagoj ankaŭ permesas pli da penkapablo kaj ebligas plian fluon da oksigeno al la cerbo, tiel permesante pli rapidan respondon kaj agadon de la korpo. Fakte, trovi ĝustan vojon por enkanaligi streĉon permesas plene profiti je ĝiaj avantaĝoj: elekti vidi la streĉon kiel pozitivan por la sano kreas la “biologion de kuraĝo”, kaj elekti agordiĝi kun kiu estas substreĉa kreas eĉ rigeneriĝkapablon.
Aliflanke, longodaŭra streĉo ja estas damaĝa por la sano, kaj ofte evitebla pere de kelkaj atentoj. Efika tempomastrumado ĝuste celas, interalie, al malpliigo de streĉo. Krome, danke al ĝi, eblas havi pli da kontrolo en la procezo akiri kion oni volas, plian fokuson, balancigitan vivon kaj, ne laste, pli da tempo por malstreĉiĝi.
Ofte la malŝparo de tempo venas de prokrasto aŭ perfektismo, sed ankaŭ de tempoperdoj. Povas ankaŭ okazi ke oni prenu sur si mem tro da respondeco por feliĉigi la aliajn, aŭ pro ricevitaj premoj, aŭ ĉar oni kredas ĉion kapabli. Lerni diri “ne” estas la plej bona maniero ŝpari tempon.
Por bone mastrumi la tempon ekzistas kelkaj utilaj iloj, kiuj povas dividiĝi en tri kategoriojn: strategiaj, taktikaj, operaciaj/teknikaj.
La strategiaj iloj rilatas al longodaŭraj projektoj. Tiuj ĉi naskiĝas de revoj kiuj konkretiĝas per la respondo al simpla demando: “kiel realigi tiun revon?”. Se ekzistas la respondo, la revo iĝas celo (kiu devas submetiĝi al la antaŭe menciita SMART-regulo). Koni la kialojn sur kiuj baziĝas la celo rilate al la revo permesas koni la direkton al kiu inklinas la projekto. Pludemandi al si mem kiel realigi la celon difinas la taskojn kiuj konsistigas la projekton, kaj koni la kialojn de la taskoj rilate al la celoj permesas koni la agojn entreprenendajn por atingi la celojn.
La taktikaj iloj rilatas al agado ene de proksima temphorizonto. Utilaj rekomendoj por tia agado estas fari unu aferon post la alia, koni sin mem por esti realisma kaj kontroli siajn impulsojn, kaj fine kapabli premii sin.
Pluraj iloj teknikaj kaj operaciaj ekzistas por pliigi la kapablon je tempomastrumado. Farendaĵlistoj, kalendaroj/agendoj, sed ankaŭ simple bone organizita laborejo permesas pli da efikeco en pli utiligi la tempon. Kiam multaj farendaĵoj kolektiĝas, aldone, povas utili uzi la Eisenhover-matricon por decidi kiel alfronti ilin:
| Urĝa | Neurĝa | |
|---|---|---|
| Grava | Kvadranto de neceso
Fari |
Kvadranto de kvalito kaj persona estreco
Plani |
| Negrava | Kvadranto de trompo
Delegi |
Kvadranto de malŝparo
Forigi |
Tri gravaj rekomendoj sekvindas por mastrumi la ĉiutagan tempon:
- Konstrui solidan rutinon, ekzemple farante postulajn kaj plaĉajn aferojn komence de la tago, alternigi laboron kaj malstreĉon, trovi tempon por solumi.
- Trovi fokuson en distroplena mondo, ekzemple planante la tempon kaj respektante la planon, fokusiĝante kiam oni freŝas, donante paŭzojn al la cerbo.
- Regi la ilojn, ekzemple konante la virtualan mondon kaj ties potencialon, praktikante memkontrolon kaj memkonscion, spirante regule.
La konoj kaj la teknikoj certe multe helpas ĉiun laboranton al atingi siajn celojn. Tamen ĉiu projekto iĝas ege pli malpeza kiam kiu laboras je ĝi estas ankaŭ motivigita. Per motivigo oni celas la motivojn kiuj igas la individuojn plenumi aŭ emi iun difinitan agon. La motivigo povas esti kaj interna (pasio, entuziasmo, scivolemo) kaj ekstera (“bastono kaj karoto”).
Por atingi altan memmotivigon nepras respekti fundamentajn principojn:
- La 4 energifontojn: fizikan, emocian, mensan kaj spiritan
- Balancigi energion kaj ritmon
- Evoluigi la energiajn kapablojn
- Havi ritualojn por altteni la energion
La respekto de tiuj principoj kondukas al la respekto de siaj ritmoj, ekzemple do de la dormoritmoj (necesas dormi 7-8 horojn nokte), de la alterno laboro/ripozo (estus bone ĉiam ripozi 10-20 minutojn post 90-120 minutoj da laboro). Aldone, resti honesta al si mem kaj al la aliaj permesas pli trakvile alfronti la malfacilaĵojn kiujn oni renkontas laŭ la vojo. Resume, la memmotivigo venas ĉefe de la respekto al si mem: de tie la energioj pliiĝas kaj fartigas nin bone, kaj pretaj al la defioj!
Certe, dum la vivo ĉiam okazos ŝanĝoj kiuj povas reprezenti obstaklojn al niaj celoj, aŭ novajn oportunecojn atingi ilin, aŭ novajn. Tio dependas de la maniero kiel oni vivas la ŝanĝon mem. Antaŭvidi la ŝanĝojn kaj prete agi permesas ilin kontroli, kompreni ĉu la celo kiun oni postkuras daŭre estas valida aŭ devas esti adaptita, repensita eĉ. Adaptiĝi rapide al la ŝanĝo kaj ĝui la procezon estas la plej bona maniero por ne resti malantaŭe, por pliboniĝi kaj, kiam oni estas parto de organizo, helpi la tutan organizon evolui.
Al ŝanĝoj aldoniĝas alia tipo de obstaklo, kiu povas rilati ne nur al nia percepto, sed ankaŭ al konfliktoj kaj al eksteraj faktoroj. Tiuj obstakloj falas en la ampleksan kategorion nomatan “problemoj”. Ankoraŭfoje, racie alfronti problemon estas la plej efika maniero venki ĝin. Unue, eĉ la plej granda problemo estas dividebla en pli malgrandajn, pli facile solveblajn. Gravas ĉiam esti fleksebla, kompreni la prioritatojn kaj la plenumordon. Peti helpon aŭ opinion de aliaj, malfermi la menson al opcioj ne prikonsiderataj, investi tempon kaj klopodojn foje estas la nura vojo laŭirebla.
Por korekte alfronti problemon, endas analizi ĝin dum la tuta solva procezo. Antaŭ ol komenci la alfronton, necesas bone difini kio la problemo estas, kiuj estas la subproblemoj kaj kiel ili rilatas inter si por difini la ĉefan, kiel kaj kiom precize eblas ĝin solvi, kaj per kiuj rimedoj.
Dum la evoluigado de la solvo, se oni bone alfrontis la komencan fazon, ĉiu subproblemo povas esti solvita laŭ ĝia graveco. Aldone, estas bona praktiko plurfoje kontroli la bonan funkciadon de la procezo, ekzemple de la iloj, de la teamo, de si mem, kaj prikonsideri eventualan plibonigon de la solvoj adoptitaj en iu sekva momento. En la solvado de la subproblemoj ne forgesendas la ĉefa problemo, do necesas certiĝi ke ĉiu “subsolvo” estu simpla kaj kontribuu al la solvo de ĝi. Pro tio, solvinte ĉiun subproblemon utilas ĉiam sin demandi kiel ŝanĝiĝis la ĝenerala problemo kaj kiom da tempo restas por solvi aliajn subproblemojn.
Ne estas hazardo ke la faktoro “tempo” aperas ankaŭ en tiu ĉi medio: solvi problemojn postulas tempon, kaj postkuri ĉiun subproblemon estas ofta ekzemplo de malŝparo tiusence. Trovi la ĝustan solvon ofte signifas simple alpreni bonan decidon rilate al la problemo, ekzemple ignorante pli akcesorajn subproblemojn por fokusiĝi je la ĉefaj kaŭzoj.
Ankaŭ por la decidoj ekzistas pluraj iloj kiuj faciligas la procezon. Inter ili oni prezentos tie ĉi la Pareto-analizon, la kvadrantskemon kaj la 6-ĉapelan metodon.
La Pareto-analizo baziĝas sur la Pareto-principo, laŭ kiu la plejmulto el la efikoj (ĉirkaŭ 80%) ŝuldiĝas al malgranda nombro de kaŭzoj (ĉirkaŭ 20%). Tiu ilo utilas por izoliĝi el pluraj kaŭzoj de problemo (subproblemoj) tiuj kiuj, solvitaj, permesas solvi la ĝeneralan problemon. Temante pri averaĝe 20% de la subproblemoj, klaras kiel korekta apliko de tiu analizo permesas ŝpari tempon kaj efike preni decidon.
La kvadrantskemo estas metodo por plenumi du kriteriojn samtempe, permesante kompari potencialajn opciojn. Decidinte la du konsiderindajn kriteriojn, oni desegnas la kvadrantojn kaj etikedas la aksojn. Oni pluiras poste skribante liston de disponeblaj opcioj/solvoj, ilin poziciigas en la diversajn kvadrantojn, kaj elektas tiujn kiuj troviĝas en la plej favora kvadranto:
| Kriterio 1 | Alta | La plej bona solvo estas en la jena kadro | |
|---|---|---|---|
| Malalta | |||
| Malalta | Alta | ||
| Kriterio 2 | |||
Fine, la 6-ĉapela metodo estas ilo kiu devigas rigardi la problemon de diversaj vidpunktoj. La metodo aparte taŭgas kiam la decidfarantoj estas grupo de 6 personoj, kiuj povas surmeti po unu ĉapelon, kaj eventuale poste interŝanĝi ilin. La koloro de ĉiu ĉapelo havas sian signifon, kaj devigas la surhavanton pensi laŭ antaŭdifinita skemo:
- Blanka: analiza pensmaniero, kolektas informojn kaj datumojn.
- Ruĝa: instinkta kaj laŭemocia pensmaniero.
- Flava: optimisma pensmaniero, rigardas al pozitivaĵoj kaj avantaĝoj.
- Verda: kreema pensmaniero, lasas la pensoj flui sen antaŭjuĝoj.
- Nigra: pesimisma pensmaniero.
- Blua: manaĝera pensmaniero, fokusiĝas je mastrumo kaj procezkontrolo.
Bona mastrumo de si mem kaj de la tempo estas nepra por sukcese alfronti ĉiun projekton. Se tiu projekto havas en si povon, ĝi kreos ŝanĝon, aŭ eĉ ŝanĝiĝos dum ĝia realiĝo. Ne timi la ŝanĝon, nek la problemojn kiuj obstaklos la procezon, gravas en ĉiu ŝtupo de la realigo. Identigi problemojn kaj korekte alfronti ilin permesas ŝpari tempon kaj fortojn, sed nur se oni kapablos realigi la solvojn trovitajn: neniu decido havas utilon se oni ne sekvas ĝin!