Projektplanado
Dankon pro sendi vian tempoplanon, devis esti tre malfacile fari ĝin. Tempoplanoj estas kernaj por projektoj, sed ofte estas tre malfacile fari ilin, kaj konsciu ke dum la realigado de la projekto ofte bezonatas ŝanĝo pri ili. Ni nun parolos pri kelkaj kutimaj problemoj de projektplanado, kaj klopodos kun vi plibonigi vian projektplanon. Kial ni ne diris tiujn regulojn antaŭe? Ĉar projektplanado estas tre malfacila, kaj se ni tuj klopodus fari perfektan planon (kiu ne ekzistas) tiukaze estas timo ke ni neniam farus ĝin.
Por plani projektojn indas konscii pri la regulo de hazardo:
La rolo de hazardo – malfacileco de la tempoplano
Atentu kaj konsciu, ke eĉ bele planita laboro ne certe atingos sukceson ĉar hazardo ĉiam povas interveni. La leĝo de Murphy diras ke sorto alie agas ol ni imagas. La plej belaj planoj povas esti endanĝerigitaj de ne atenditaj aferoj; sed foje sorto favoras kaj trovos por vi ne antaŭviditajn solvojn. Tial gravas fleksebleco kaj en viaj planoj kaj en via menso, ja neantaŭviditaj solvoj povas alveni nur se vi estas malfermita al ili.
Tamen la ekstera mondo ofte bezonas scii kiam la projekto estos plenumita, sekve necesas taksi, kiom da tempo ni diru. Se oni demandas ilin, la laboristoj ofte diras tempon, je kiu estas 50% da ŝanco ke ili povas fini la laboron. Por solvi tiun malsamecon, ofte indas komuniki malsimilan limdaton eksteren kaj internen.
Aliflanke, laboro ofte bezonas tiom da tempo, kiom oni havas por ĝi. Tial gravas ne doni tro da tempo por la taskoj, ĉar oni elspezus senkiale, nebezone tro da tempo por ili (Parkinson-leĝo).
Ĉu via tempoplano estas sufiĉe fleksebla por sekvi ĝin? Se ne, kiel vi emas ĉirkaŭiri la problemon?
Manko de mencio de pritaksado
Por plani kaj mastrumi projekton, nepras konstanta pritaksado: pritaksado estas procezo, kiu komenciĝas kiam vi unue pensas pri iu projekto, kaj finiĝas iom post ke la projekto finiĝis.
Nu, sed unue, kial pritaksadi?
- por eltrovi ĉu via projekto estis sukcesa kaj ĉu vi atingis la rezultojn
- por simpligi aferojn
- pritaksado povas helpi vin por faciligi vian projekton kaj komuniki pli bone pri ĝi al aliaj – kaj tiel ekzemple pli facile ricevi helpon rilate al rimedoj
- por pruvi la valoron de la projekto – la rezultoj de la pritaksado povas esti uzataj por montri kiajn rezultojn via projekto havis
- por evolui kaj lerni – pritaksado povas helpi la organizon por kompreni kiom ĝi evoluis, kiom ĉiuj lernis kaj kiujn spertojn oni akiris
- por ŝanĝi kaj pliboniĝi – vi povas kompreni kaj pensi pri la manieroj fari ĝin malsimile en la estonteco
- por motivi kaj engaĝi – pere de inkludi diversajn grupojn kaj agantojn en la pritaksado, vi donas al ili pli da respondeco kaj sento de partopreno, kio povas igi ilin pli interesita pri kion vi faras kaj ili pli emos partopreni
Kion pritaksadi?
Pritaksado estas ankaŭ laboro, tial indas unue pripensi ĉu indas ĝin fari, ĉu la rezultoj utilos por io.
- atingojn: la celojn kaj la rezultojn (lernado kaj ŝanĝo en la alirmaniero povas esti tie ankaŭ)
- procezon: planado, ŝtupoj, taskoj, roloj, praktikaĵoj, daŭripoveco
- homojn: vin, la teamanojn, kunlaborantojn, helpantojn, subtenantojn, la celpublikon – vi povas pritaksi la kompetencojn de la teamo, ĉu la proejkto taŭgas por la bezono de la celpubliko, kaj kiom ĝi eluzis la jamajn spertojn
- temo: la temo de via projekto, ĝi temas pri temoj, spertoj kaj la konoj kiuj estis kreitaj kaj utiligitaj, kiel ĝi estis komunikata kaj ĉu ĝi estis komprenebla al la celpubliko
- rimedoj: materialaj (paperoj, komputiloj, retpaĝoj, sociaj retejoj) homaj (teamo, spertuloj, aliaj organizoj kaj partneroj, kontaktoj) financaj (mono, volontula laboro, donacoj aŭ senpagaj servoj)
Kiam pritaksi? – Ĉiam 😉
- pritaksado komenciĝas kiam vi komencas plani, ĉar tiam vi bezonas pripensi vian sukceskriterion – kaj bazite sur tio vi planas vian projekton por engaĝi homojn kun taŭgaj lertoj
Kelkaj demandoj por regule demandi:
- Atingo de viaj celoj: ĉu la projekto daŭre iras en la taŭgan direkton? Ĉu viaj celoj daŭre estas gravaj?
- Planado kaj manaĝado: estas grave regule kontroli la logikon de la ŝtupoj kaj la projektĉeno, kaj adapti la planojn depende de la rimedoj
- Rimedoj: ĉu ili vere ĉeestas kiel planite, kaj ĉu vi uzas ilin efike
- Lernado, evoluo kaj motiviĝo – gravas ke la teamanoj sciu kion ili devas fari kaj kiel ili devas fari. Vi devas ankaŭ plani kiel ili povas lerni kaj plilertiĝi
La organizado kaj la analizo de la informoj
- unue devas esti specifaj kriterioj laŭ kiu oni decidas pri (mal)sukceso
- juĝo de la analizitaj informoj (laŭ la supraj kriterioj kaj rilate al la edukadaj celoj)
- konkludoj kaj rekomendoj kiuj ebligas la reorientadon kaj eblan plibonigon
Kiel pritaksadi?
- Kvalitaj aŭ kvantaj kriterioj
- kvantaj informoj ofte utilas por montri la rezultojn de via agado
- kvalitaj informoj ofte utilas por scii kio vere ŝanĝiĝis, kion la proejkto plibonigis, sed ili ofte estas malfacile mezureblaj
- Individuaj aŭ grupaj pritaksoj
- individuaj pritaksoj (demandiloj, testoj, intervjuoj, rakontado aŭ desegno) havas la malavantaĝojn ke homoj ofte nur memoras pri la plej gravaj aspektoj kaj koncentriĝas pli pri la sociaj kaj emociaj aferoj, pri la rilatoj kun aliaj homoj kaj ne pri la enhavo
- grupaj pritaksoj (demandoj, grupaj intervjuoj, komuna skulptaĵo) havas la avantaĝon ke vi ricevos pli detalajn informojn – aŭdante la respondojn de aliaj homoj ofte ekpensas pri novaj aspektoj kaj aldone vi ricevos la komunan rezulton pli rapide. Tamen, malavantaĝo estas ke homoj povas esti influitaj de la opinioj de aliaj kaj povas timi diri ilian opinion antaŭ la grupo.
- plej bonas uzi ambaŭ formojn de pritaksoj en malsimilaj tempoj, sed pri la sama projekto
Kiel uzi la rezultojn de la pritaksado?
- por lerni kiel pliboniĝi, por komuniki la rezultojn kaj antaŭenigi la projekton, por inkludi diversajn homojn kaj grupojn, por motivi, por inventi novajn aferojn kaj por plifaciligi vian vivon
Tasko 8
Sendu viajn respondojn al rtteamo@tejo.org!
- Sendu vian denove verkitan tempoplanon!
- Ĉu vi planas pritaksadojn dum la projekto? Se jes, kiam kaj kiel?
Antaŭa parto – Enhavtabelo – Sekva parto
Foto: Łukasz Żebrowski