La suba gvidlinio estas baziĝas sur la spertoj de la komisiono de TEJO pri homaj rilatoj kaj la konojn de http://businessandcafe.blog.hu/2014/08/21/13_1_tipp_a_profi_megbeszeles_titkai kaj de Muzaiko. Se vi havas ideojn, komentojn, skribu al hr@tejo.org .
Antaŭpreparoj
La antaŭpreparoj de la organizanto konsistas el: (decido pri la kialo, kiuj devas partopreni, kian teknikon uzi,) kiam ĝi okazu, kiuj estu ekzakte la temoj priparolindaj, kiom longe ĝi daŭru.
Kialo
La temo povas esti ĝenerala (estrakunveno) aŭ specifa (decido pri kiel disdoni la ricevitan donacon), gravas ke ĝi estu deklarita.
Kiu partoprenu
Kelkfoje, la decido estas tre facila: estrarkunveno – la estraro, organiza kunveno – la organizantoj – aliflanke ofte indas ankaŭ inviti partoprenantojn de diversaj decidorganoj, de diversaj niveloj, ja iliaj malsimilaj vidpunktoj povas esti tre utilaj. Kompreneble dependas de la kialo de la kunsido kaj ĉu la malsimila vidpunkto pli valoras ol la tempo ŝparita per similpensemuloj.
Tekniko
Kutimaj iloj: Skajpo, Google Hangouts, Facebook, Framatalk.
- skribe:
- avantaĝoj: travidebleco, pli facila apartigo de la gvidanto de la kunveno kaj la partoprenantoj (ekzemple iu povas samtempe esti gvidanto kaj partoprenanto, uzante du kontojn), pli longe daŭras skribi ol legi, malpli da teknikaj problemoj kaj percepto de la emocia stato de aliaj kaj atento por la kunsido, ĉar oni ofte pli emas samtempe fari aliajn aferojn, pli facilas protokoli
- sekve utilas por multaj partoprenantoj
- voĉe:
- povas esti teknike tikla, limigita nombro de partoprenantoj, se iu ekparoladas, malfacilas tiun haltigi, rapida interŝanĝo de informoj
- utilas por ĝis 5 aŭ eble ĝis 10 partoprenantoj
- videe:
- povas esti teknike tikla, limigita nombro de partoprenantoj, se iu ekparoladas, malfacilas haltigi, rapida interŝanĝo de informoj
- utilas por ĝis 5 aŭ eble ĝis 10 partoprenantoj
- aliaj ne senpagaj manieroj
Kiam
La tempon kaj daton oni povas decidi diversmaniere (atentu pri la horzonoj!) .
- Se estas unu partoprenanto certa, la aliaj eblaj, tiukaze tiu faru la decidon kaj anoncu laŭeble plej frue, 1-2 semajnojn antaŭ la kunveno (kaj poste memorigu 3 tagojn antaŭ la kunveno kaj unu tagon antaŭ ĝi).
- Se necesas interkonsento de pluraj partoprenantoj:
- Se estas kelkaj (ĝis 20-30) datoj kaj horoj eblaj, tiukaze indas uzi la servon de doodle.com .
- Se estas kelkaj tagoj eblaj, sed pro la tutmondeco la horo estas tre libera, indas uzi la sistemon de Muzaiko kreitan de Rogier Huurman
- en tiuj kazoj anoncu la serĉadon de la dato se eblas, 2 semajnojn antaŭ la unua ebla kunveno, se ne eblas, provu almenaŭ lasi 1 semajnon
Pri la alvoko por decidi la kiamon de la kunsido, gravas ke:
- estu ebleco trovi la taŭgan tempon
- estu priskribo pri la funkciado de la interkonsento (por la malnovuloj tio povas esti ĝena, sed memoru ke ofte estas novaj membroj ĉe la retlistoj)
- estu limdato por la plenigo – ĝi prefere estu je pli ol semajno antaŭ la unua proponita limdato, kaj almenaŭ 3-4 tagojn post la sendado de la retmesaĝo
- ĉirkaŭ unu tagon antaŭ la limdato sendu memorigon pri la limdato
Tuj post la limdato fiksu la daton kaj tempon de la retkunveno kaj indiku la manieron de la kunsido.
Tagordo
Bona kunveno havas bonan tagordon. Kiel la tagordo iĝos bona? Gravas ke:
- ĝi estu konata de la partoprenantoj antaŭ la kunveno, do ĝi, aŭ ĝia loko (se estas en alirebla dokumento por ĉiuj partoprenantoj) estu dissendita almenaŭ 24 horojn antaŭ la kunsido
- ĝi estu detala
- ekzemple anstataŭ tagordero: “decido pri la bufedo”, estu:
- decido pri la monsumo disponigita por la bufedo laŭ la monsumo disponigita por ĉiuj manĝaĵoj (estos verŝajne inter po 4 ĝis 7 EUR per persono)
- decido pri la konsisto de la pladoj
- decido pri kiom da homoj respondecu pri ĝi
- decido pri la rabato por ili
- decido pri kiuj respondecu, en kiuj roloj (aĉetumado (ĉef – 1-2 helpantoj), pretigado (ĉef – 1-2 helpantoj), duma zorgado (ĉef – 1-2 helpantoj), posta lavado (ĉef – 1-2 helpantoj)
- aliaĵoj, se bezonatas
- ekzemple anstataŭ tagordero: “decido pri la bufedo”, estu:
- la “senfinajn” temojn metu fine kaj/aŭ donu tempolimon por ili
- faru prioritatojn
- Jam antaŭ la kunsido skribu por vi la gravecordon, signalu tiujn punktojn, kiujn vi certe emas priparoli, kaj ankaŭ tiujn, kiuj povas esti prokrastitaj – tio certigas ke estu tempo por la gravaj demandoj.
- pripensu la logikon de la kunsido
- Por la ordo de la punktoj ne nepre indas sekvi la gravecordon. Por atingi la celon de la kunsido, vi devas vidi la logikon de la agendo. Ekzemple, ne indas debati pri en kiom da radioj varbi ĝis vi ne scias kiom da mono vi havas por ĝi. La logika strukturo povas ŝpari multan tempon.
- se vi havis antaŭan kunvenon kaj tie estis decidoj ne efektivigitaj, aldonu ilin
- se vi havas partoprenemulojn, kiuj ne povas partopreni, ebligu al ili antaŭan komentadon, kaj alvoku ilin fari tion
Longeco
Atentu, ke bona kunveno estas ne tro longa. Ĝenerale klopodu havi malpli ol horlongan, duhorlongan kunvenon. Se ĝi daŭros pli longe, planu paŭzojn – homoj ne povas tiom longe atenti – aŭ konsideru organizi du kunsidojn.
Dum la kunsido
Komencu ĝustatempe
Atentu pri komenci la kunsidon ĝustatempe. Se vi organizas plurajn kunsidojn kun la samaj personoj, ne indas atendi por malfruuloj, certe komencu la kunsidon ekzakte je la difinita tempo – tio gravas por ke la homoj alkutimiĝu al tio, ke vi estas serioza. Tio tre utilos por vi longdaŭre. Se iu malfruas, tiu malfruis. Ne zorgu pri tio. Petu tiun aliĝi al la temo kiam tiu alvenas.
Kompreneble, se vi taksas ke indas atendi la aliajn pro diversaj kialoj, faru, konsciante ke vi riskas la suprajn.
Restu sur temo
Vi, kiel la gvidanto, kelkfoje havas la taskon memorigi la homojn pri la temo. Estu strikta. Ĉiuj venis por paroli pri la temo, do tiel vi certigas ke ĉiuj ricevu kion ili volis.
Dokumentu ĉion
Nu, jes, sed kiel fari? Unu ideo estas peti ĉiujn fari notojn kaj je la fino kompari ilin. Skribu kiujn ideojn vi havis, kial vi malakceptis ilin aŭ akceptis ilin. Alia ideo estas fari sonregistron, kaj poste unu el vi faru la notojn, aŭ peti iun fari notojn.
Precizigu
Precizigu ĉion, nenio restu malklara. Klare kaj korekte diru al la koncernato kio estas ties tasko kaj kiom da tempo estas disponebla por fari ĝin. Estas nenio pli malbona por malcerteco. Tiel ankaŭ tiu povas plani, travidi siajn taskojn kaj tiel ĉiuj iĝos pli efikaj, kaj ne estas kulpigo de unu la alia. – Tiuj konsiloj estas por la komerca mondo. En la volontula mondo necesas pli da flekseblo, se neniu volas fari iun taskon, nepras rigardi kiel eblas daŭre atingi la celon sen ke tiu tasko estu farita – vi estas teamo, vi estas kune, komuna pripensado, komuna solvmaniero estas la vojo antaŭen.
Resumu
Antaŭ ol fini la kunvenon, prenu kelkajn minutojn por trarigardi denove, tre, tre mallonge pri kio vi interkonsentis. Sufiĉas nur memorigi pri la celo kaj listigi la nomojn, datojn kaj taskojn. Gravas refoje aŭdi la rezulton de la kunveno kaj tiel havi kompleksan bildon de la okazaĵo. Danku ankaŭ ĉiujn pro la kontribuoj.
Estu neŭtrala
Se vi intervenas kiel gvidanto, vi atentu pri tio, ke via tasko estas proponi lokon por interkonsentoj, funkciigi la babiladon, ne mem opinii. Tial indas apartigi vian kontribuon kiel gvidanto kaj kiel partoprenanto.
Post la kunsido
Laŭeble plej rapide sendu la resumon/protokolon al la partoprenantoj, kaj petu iliajn modifojn – donu limdaton. Post la limdato dissendu la resumon/protokolon kaj metu ankaŭ en iu deponejo.
Verkita de Veronika Poór