Unu el la plej gravaj agadoj kiuj rilatas al la Movado estas la organizado de eventoj. Per la realigo de aranĝoj, kunvenoj, kongresoj, la samideanoj havas la eblecon retroviĝi, kaj senti sin parto de la komunumo. En kelkaj feliĉaj okazoj, krome, la eventoj estas ankaŭ kontaktpunto kun la ekstera medio, kiu ofte ignoras la ekziston de la esperantista kulturo, de ĝiaj idealoj kaj de ĝiaj rimedoj. Tipaj celgrupoj de eventoj estas aktivemuloj ene de la movado, novuloj, lingvemuloj kaj vojaĝemuloj. Aldone, oni rimarkas pli kaj pli la ĉeeston de manlaboremuloj kaj komputilemuloj, plus aliaj depende de la evento.
Ĝuste pro la supre menciitaj ecoj, en ilia duobla funkcio interna kaj ekstera eventoj ludas senprezan rolon, kaj indas strebi por ilin organizi kiom eble plej bone. De la elpenso de programeroj kaj ilia aljuĝo al difinitaj celgrupoj, tra la kolektado de rilataj informoj al la kunmetado de ĉiu ero de la programtabulo, realigi eventon estas kompleksa agado kiu necesas racian aliron. Fine, oni ne forgesu alian gravan rolon de eventoj: ili ofte estas la nura enspezofonto de organizoj, kiuj per la realigitaj marĝenoj povas subteni sian laŭjaran agadon. Atenti pri la financa mastrumado do ja gravas por eviti malplivaloriĝon de la jara bilanco, kaj por permesi samnivelan aŭ eĉ pli altnivelan kontribuon de la organizo al ĝiaj anoj kaj al la Movado.
Elpensinte kaŭ kolektinte la programerojn el kiuj konsistos la evento eblas ilin dividi laŭ du logikoj: tipo de programero kaj pozicio en la tago. Laŭ la unua logiko la programeroj distingiĝas pro ilia enhavo kaj eco, laŭ la dua pro la momento de la tago en kiu ili okazas. Tipaj programeroj laŭ tipo estas prelegoj, debatoj, kunsidoj, seminarioj/trejnadoj/kursoj, ekskursoj, aktivaĵoj. Pri la pozicio en la tago eblas distingi tri momentojn, tago, vespero kaj nokto, sub kiuj kolektiĝas tipaj programeroj: ekzemple movadaj, temaj kaj distraj programeroj estas kutime parto de la taga programo, dum koncertoj, spektakloj kaj kvizoj plej ofte apartenas al la vespera; fine, trinkejo, diskejo, gufujo kaj filmejo kutime konsistigas la noktan programon.
En la elpensado de la programtabulo endas unue poziciigi la neprajn programerojn, kiel la manĝojn kaj la kernajn rilatajn al la evento (oni pensu ekzemple pri kulinaraj festivaloj, silvestra balo, aparte gravaj prelegoj, ktp). Por kolekti aliajn programerojn eblas uzi plurajn kanalojn: de la aliĝilo venas kutime multaj distraj programeroj, kvankam foje necesas interpreti ĝian enhavon; ofte oni ricevas proponojn aŭ oni povas utiligi personajn kontaktojn, aŭ la sperton de la teamo: demandi la antaŭajn organizantoj, aŭ eĉ pli bone disponi je informstokejo kiel interna vikio donas multajn ideojn pri kiel plenigi la programtabulon; fine, ĉiam eblas proponi memkreatajn programerojn kiel akvobatalon, prezenton de sia aranĝo, diskutojn, ktp.
Pri ĉiu programero endas disponi je kelkaj necesaj informoj, kiuj estas poste publikigendaj: unue la titolo, kiu devus esti mallonga, frapa, komprenebla kaj alloga; la preleganto aŭ prelegantoj, kun kontaktpersono okaze de teamo; bildo rilata por la kongresa libro; ofteco, nome kiom da fojoj la programero okazos dum la evento; la priskribo ankaŭ gravegas, por ke oni bone komprenu la enhavon kaj povu pli facile decidi inter pluraj ebloj kiu samtempe okazas. Organiznivele, nepras koni almenaŭ du pliajn informojn: la bezonataĵojn, ekzemple kia speco de ĉambro taŭgas por la programero, kiaj iloj necesas (komputilo, projekciilo, paperaĵoj, ktp); la inklinojn de la prelegantoj kaj de grandaj grupoj de partoprenantoj rilate al kelkaj programeroj kiel ekzemple la ekskursoj.
Kunmeti la programerojn por krei la programtabulon estas kutime sufiĉe komplika tasko. Sekvante kelkajn regulojn, tamen, eblas plifaciligi la laboron. La unua regulo sekvinda estas respekti la ĝustan sinsekvon pri la poziciigo: kiel jam dirite, unue oni enmetu la kernajn kaj nemoveblajn programerojn; sekve, la regulajn kaj plursesiajn programerojn, la programerojn de kontribuantoj kiuj havas plurajn proponojn, kaj fine ĉiujn restantajn.
La bazaj principoj sekvendaj dum la kunmetado estas tri:
- Prikonsideri la rimedojn: programeroj kiuj bezonas tre limigitajn ilojn ne povas okazi samtempe.
- Atenti pri la celgrupoj: programeroj kiuj adresiĝas al la sama celgrupo ne devus okazi samtempe.
- Respekti la regulecon: programeroj regulaj laŭeble devus okazi je la sama horo en ĉiuj tagoj.
Pluraj iloj uzeblas por la kunmetado, kaj ĉiu havas avantaĝojn kaj malavantaĝojn:
- Papere estas bona maniero por komenci, ĉar tiam okazas multaj ŝanĝoj, kaj por efikigi la tempon kiam oni laboras grupe kaj ĉeeste; tia aliro iĝas malebla kiam temas pri reta kunlaboro, kaj estas ĉiuokaze enretigenda.
- Excel permesas krei tre klaran finan tabelon, eĉ kun multaj samtempaj programeroj, kaj permesas retan kunlaboron; en la komenca fazo tamen estas tute ne praktika pro la alta nombro de ŝanĝoj, kaj ankaŭ forme ĝi bezonas plulaboron.
- Word taŭgas por linia programo (sen paralelaj programeroj), kaj estas aparte praktika kaj por reta kunlaboro kaj por partoprenantoj, danke al ĝia facila kompreneblo; tamen tia programo tute ne taŭgas kiam estas pluraj samtempaj eblecoj.
- Google Calendar prezentas la samajn avantaĝojn de Excel, kaj aldone permesas facilan konsulton rete per komputilo kaŭ poŝtelefona aplikaĵo; tamen, ĝi havas ankaŭ kelkajn grafikajn limigojn kiuj povas ĝeni dum la kunmetado.
Dum la tuta procezo gravas bone komuniki kun ĉiuj kontribuantoj, ne nur antaŭ la evento, sed ankaŭ dume, kaj taŭge danki ilin laŭ la rimedoj je kiuj oni disponas. Helpas ankaŭ orde kolekti ĉiujn informojn kaj efike informadi la partoprenantojn per komprenebla programtabulo kaj anoncoj.
Rilate al la financa mastrumado, kiel jam antaŭdirite ĝi estas nepra procezo por permesi realigi marĝenon kiu utilu al la laŭjara agado de la asocio. Dum la organizado de evento financoj devas ĉiumomente esti kontrolitaj kaj havi grandan, se ne finan, rolon en ĉiu decido prenenda. Jam dekomence, antaŭ eĉ ekpensi pri la programo, utilas havi bone difinitan budĝeton (kiu tamen povas esti minimume fleksebla).
Budĝeto konsistas en resumo de la ĉefaj eroj de elspezo kaj enspezo. La unuaj prezentas la kasfluojn de la asocia posedaĵo al ekstero, dum la duaj de la ekstero al la asocia posedaĵo. Havi ideon pri kiam la kasfluoj realiĝos permesas ankaŭ kompreni ĉu oni disponas aŭ disponos je sufiĉe da mono por ilin alfronti aŭ ne.
Ĉefaj eroj da elspezo estas tiuj rilataj al loĝado, manĝado, programo, administrado. Jam de la interkonsento (kontrakto) kun la gastiga ejo eblas koni la unuajn du, kiu kutime reprezentas la ĉefan parton de la elspezoj. Programo kaj administrado konkretiĝas laŭ la procezo, do oni povus uzi historiajn datuomojn por ilin antaŭpritaksi, ĉiam atente prikonsiderante la specifaĵojn de la projekto. Al tiuj eroj indas aldoni budĝeton por neantaŭvideblaj elspezoj, ekzemple kiel procento de la antaŭviditaj, por sekurigi sin.
Koni la kostojn estas la unua ŝtupo por kalkuli la prezojn. Oni ĉiam devas bazi la kotizojn kaj la prezojn de produktoj (ekzemple T-ĉemizoj) kaj servoj (ekzemple ekskursoj) sur ilia kosto, por realigi marĝenon. Dum ilia elpenso oni ne forgesu la rimedojn je kiuj disponas la partoprenontoj. Kelkaj venas de malriĉaj landoj, aŭ devas alfronti longan kaj kostan vojaĝon por atingi la ejon kie okazas la evento. Bazi la prezojn sur la kostoj ne signifas nepre ke la prezo estu pli alta ol la kosto, sed ĉefe ke la sumo de la enspezoj estu pli alta ol tiu de la elspezoj. Tio signifas ke, konante historiajn datumojn, eblas pritaksi kiom da “riĉlandaj” partoprenantoj ĉeestos kompare kun la “malriĉlandaj”, kaj tiel starigi kotiztabelon kiu permesu realigi marĝenon. Ĉiuokaze iloj kia Excel estas nepra helpo por la pritakso, kiu ĉiam devas esti prudenca: hazardo ofte ludas kontraŭ la planoj. La ĉefaj fontoj de enspezo estas fakte kotizoj, subvencioj kaj donacoj. Nur la unuaj estas entute sub la organiza kontrolo, pro tio endas atenti pri ilia starigo.
Konklude, dum la tuta projekto kaj evento, necesas koni la staton de monfluoj. Jam dekomence, uzante historiajn datumojn, eblas antaŭpritaksi la nombron de aliĝintoj je iu dato (en la ekzempla bildo, kiu legendas de dekstre maldekstren oni povas kompari la antaŭtaksan verdan kurbon kaj la efektivan ruĝan kaj vidi ke la aliĝintoj pliiĝas proksime de la periodaj limdatoj).
Ekde la malfermo de la aliĝoj endas registri ĉiun aliĝon kaj ricevitan antaŭpagon, kaj por ĉiu partoprenanto kalkuli la ŝuldon laŭ la difinitaj parametroj kaj elektoj.
Endas memori premii la organizan teamon, almenaŭ per granda rabato (pli bone per senpaga baza partopreno). Kaj, neforgesende, kiel por ĉiu kompletita projekto, memori kune festi!